Spreadsheets sind nützlich um mit Daten zu arbeiten, besonders wenn diese Daten mit Kalkulationen zu tun haben. Allgemein sind Spreadsheets auch durch eines der populärsten Programme dafür als “Excel” bekannt. Leute die professionell mit Daten zu tun haben, sagen gern “Excel ist das Tor zur Hölle”. Warum mögen diese Leute Excel nicht? Das Problem ist nicht Excel oder ein beliebiges anderes Spreadsheet. Das Problem ist die naive Leichtfertigkeit mit der die vielfältigen Möglichkeiten genutzt werden. Wie man mit Daten umgeht kann man gut aus Tutorials für Datenbanken lernen. Welche Features sollte man also nicht nutzen um die Daten nützlich zu halten?
Als erstes: Ein Spreadsheet ist kein Malprogramm und auch kein Schreibprogramm. Textformatierung und Farben sollten nur sparsam und wenn dann programmiert genutzt werden. Man markiert also keine Zellen selber farbig, sondern man sagt Excel nach welcher Regel es eine Zelle farbig markieren soll. Wenn man keine solche Regeln in den Daten finden kann ist es ein Zeichen dafür, dass in den Daten Attribute fehlen, die man nachpflegen sollte.
Zweitens: Ein Spreadsheet ist eine Tabelle. Eine Tabelle hat Spaltenüberschriften, die klar und eindeutig definieren, was in dieser Spalte steht. Das gilt für die gesamte Spalte. Und jede Zeile repräsentiert zusammengehörende Daten, also das was in einer Datenbank ein Datensatz wäre. Vermeide Zwischenüberschriften. Wenn Datensätze irgendetwas gemeinsam haben, was sie von anderen unterscheidet, so sollte das in einer Spalte stehen. Auf diese Weise sind die Daten sinnvoll sortierbar und man kann aus den Daten wieder Regeln ableiten
Weiter sollte man keine Daten kopieren. Jede Information steht genau 1 Mal im Spreadsheet. Wenn sie woanders nochmal benötigt werden, arbeitet man mit Verweisen. Verweise kann man auch nutzen um Daten zuzuordnen. Der Befehl xverweis() ist dazu sehr nützlich.