Es gibt viele Methoden, Aufgaben zu planen. Um es mal gleich vorwegzunehmen: Ein Spreadsheet („Excel“) ist keine (gute) davon. Zuerst ist es gut, sich klarzumachen, was die benutzten Begriffe bedeuten.
Ein Prozess ist eine Abfolge von Arbeitsschritten, um von einem Auslöser zu einem Ergebnis zu kommen. Solch ein Prozess sollte durchgängig von Anfang zu Ende durchgedacht werden. Und es sollten alle Beteiligten als „Rollen“ beschrieben werden. Wenn der Prozess Fallunterscheidungen benötigt, werden auch diese im Prozess beschrieben. Parallel dazu beschreibt der Prozess welche Techniken und Systeme dabei benutzt werden und welche Daten und Dokumente dabei verarbeitet werden. Ein Prozess ist eine allgemeine Handlungsanweisung, die dann im konkreten Fall dazu dienen soll, dass nichts vergessen, ausgelassen oder in der falschen Reihenfolge gemacht wird.
Ein Projekt ist ein konkreter größerer Vorgang, der eine Veränderung bewirkt. So ist z.B. die Aufnahme eines neuen Mitglieds im Club ein Prozess, aber kein Projekt. Die Errichtung einer neuen Clubstation dagegen ist ein Projekt. Ein Projekt soll ein klares Ziel haben. Es soll auch klar definiert sein, woran man festmachen kann, wann das Ziel erreicht ist. Damit Projekte erfolgreich sind, hat es sich bewährt, ein paar grundsätzliche Rollen zu verteilen. Ein Stakeholder hat ein persönliches Interesse am Erfolg des Projekts. Seine Aufgabe ist auch, für die Bereitstellung der nötigen Ressourcen zu sorgen. Ein Projektleiter sorgt dafür, dass die Ressourcen sinnvoll eingesetzt werden. Er kennt den Stand des Projekts und verteilt die Aufgaben.
Aufgaben sind ein vielfältiger Begriff. Zum einen sind die Arbeitsschritte in einem Prozess Aufgaben. Ebenso sind die Teile eines Projekts Aufgaben. Dazu können sie auch in einem Ticketsystem aus Vorfällen („Incidents“) und Einzelanforderungen entstehen. Typisch für Aufgaben ist, dass sie eine übersichtliche konkrete Handlungsanweisung sind, die sinnvoll von einer Person an einem Stück erledigt werden kann.
Es gibt nun verschiedene Hilfsmittel, um all das darzustellen und zu verwalten. Um den Überblick über Aufgaben zu behalten, kann man ein Kanban-Board benutzen. Hierbei werden die Aufgaben eingeteilt in einfache Zustände: Ein „Arbeitsvorrat“ enthält Aufgaben, die noch nicht begonnen wurden, aber bereit zur Bearbeitung sind. Ein Bereich „in Arbeit“ enthält Aufgaben, an denen jemand arbeitet. Hier wird auch der aktuelle Bearbeitungsstand festgehalten. Schließlich landen die Aufgaben im Bereich „abgeschlossen“. Von hier können die Ergebnisse entweder dem Anforderer mitgeteilt werden, oder der Projektleiter überträgt sie in den Stand des Projekts. Mit Kanban arbeiten also im Wesentlichen die Betreuer der konkreten Aufgaben.
Ein Projektleiter interessiert sich dafür, welche Aufgaben aufeinander aufbauen oder voneinander abhängen. Um das darzustellen, kann man Gantt benutzen. Hier wird grafisch auf der Zeitkoordinate dargestellt, welche Aufgaben wann sinnvoll erledigt werden können. Aus der Darstellung ergibt sich auch der Zeitbedarf des Projekts. Parallel kann im gleichen Diagramm auch die Verfügbarkeit von benötigten Ressourcen dargestellt werden.
Gleichartige Abfolgen von Aufgaben werden als Prozesse gemäß BPMN modelliert. Nachdem ein Prozess modelliert ist, kann er als Arbeitsablauf („Workflow“) genutzt werden. Sowohl ein Workflow nach BPMN als auch Gantt eignen sich dafür, den Arbeitsvorrat im Kanban zu füllen.
Wichtig ist zu verstehen, dass keine dieser Methoden eine bestimmte Software erfordert. Software kann natürlich nützlich sein, aber diese Methoden werden alle auch erfolgreich auf Wandtafeln, Magnetboards oder Flipcharts genutzt.
Warum habe ich nun eingangs gesagt, dass ein Spreadsheet kein gutes Hilfsmittel ist? Die Kernaufgabe eines Spreadsheets ist das Rechnen in Tabellen. Jede andere Nutzung ist zumindest in gewisser Hinsicht ein Missbrauch des Tools. Wenn man Software einsetzen möchte, sollte es auch die richtige Software für den Zweck sein. Man schlägt ja auch keinen Nagel mit einer Zange in die Wand. Eine gute Software übernimmt die Darstellung der verschiedenen Sichten, sodass alles nur ein Mal gepflegt werden muss.
Es gibt noch weitere Dinge, die bei der Aufgabenplanung wichtig sind. Das naheliegendste sind wohl die Kosten, also das Budget. Wenn mehrere Projekte um Ressourcen (wohl meist das Geld, aber auch Arbeitskräfte, Geräte, Arbeitsplätze …) konkurrieren, ist ein Multi-Projekt-Management sinnvoll. Hierbei werden die Gantt-Pläne aller Projekte gemeinsam betrachtet.
Eine Methode, eine akzeptable Reihenfolge und Priorisierung der Projekte als Kompromiss zu erzielen, ist die Betrachtung des Risikos nach Auswirkung und Wahrscheinlichkeit („severity and probability“). Verallgemeinert betrachtet man für jedes Projekt die gleichen Aspekte und beurteilt dann, welches in Summe über alle Aspekte den größten Nutzen bringt. Wichtig für einen tragfähigen Kompromiss ist, dass man sich über die zu betrachtenden Aspekte einig ist.
Eine gute Übersicht über alle Projekte zu haben, ist eine große Hilfe, um sich nicht zu verzetteln und die Ziele im Auge zu behalten. Aber sie darf nicht die Hauptsache werden und den Praktikern nicht den Spaß verderben. Manchmal ist auch einfach der Weg das Ziel. Die Profis würden die meisten Projekte mit einer Analyse der Machbarkeit starten, ohne dabei wirklich mit der Arbeit zu beginnen. Das ist eine sehr trockene Angelegenheit. Vermutlich ist es im Clubleben besser, wenn die Leute praktisch etwas ausprobieren und die Ergebnisse am Ende dann dokumentieren. Auch aus einem Fehlschlag oder einer Änderung des Ziels kann man etwas lernen. Die Profis nennen das eine „What have we learned”-Session, und das genießt in der modernen Projektkultur einen hohen Stellenwert.